Nowa polityka Zoom

Najważniejsze zmiany dotyczące kont Zoom Basic

• Nowy limit kont Basic – od 30 czerwca 2025 r. obowiązuje ograniczenie liczby darmowych kont w organizacjach (1:1 dla nowych, 1:10 dla obecnych klientów).
• Dotyczy tylko klientów pośrednich (Indirect) – zmiana obejmuje konta zakupione przez partnerów Zoom, nie przez bezpośredni kanał sprzedaży.
• Konieczność przeglądu użytkowników – firmy powinny zidentyfikować, które konta Basic są aktywne, potrzebne i zgodne z nowymi limitami.
• Potrzeba modyfikacji polityki licencyjnej – organizacje muszą zaplanować migrację, usuwanie kont oraz zaktualizować procedury zarządzania Zoomem.

Koniec z nieograniczoną liczbą bezpłatnych kont Basic

Zoom zapowiedział istotną zmianę w sposobie zarządzania licencjami dla klientów korzystających z usług za pośrednictwem partnerów. Od 30 czerwca 2025 r. wejdzie w życie nowa polityka ograniczająca liczbę bezpłatnych kont typu Basic, które mogą być przypisane w ramach organizacji. Zmiana ta obejmie zarówno nowych klientów, jak i obecnych – przy okazji odnowienia umowy lub redukcji liczby płatnych licencji.

Dla wielu organizacji, które korzystały z bezpłatnych kont Basic jako elastycznego rozwiązania dla użytkowników okazjonalnych, współpracowników zewnętrznych czy gości, ta zmiana może oznaczać konieczność przeglądu dotychczasowego podejścia do zarządzania użytkownikami Zoom.

Na czym polega zmiana?

Do tej pory Zoom pozwalał przypisać aż do 9 999 bezpłatnych kont Basic niezależnie od liczby płatnych licencji. Nowe zasady wprowadzają wyraźne ograniczenie:

• Nowi klienci: 1 konto Basic na każde 1 płatne konto (1:1)
• Obecni klienci: 1 konto Basic na każde 10 płatnych kont (1:10) – limit zacznie obowiązywać przy odnowieniu umowy lub przy jej modyfikacji (np. zmniejszeniu liczby licencji)

Po przekroczeniu limitu organizacje nie będą mogły przydzielać kolejnych kont Basic ponad ustalony limit. Dodatkowo, system może automatycznie wycofać uprawnienia Meetings Basic użytkownikom przekraczającym dozwolony poziom, gdy tylko dojdzie do odnowienia subskrypcji lub zmiany liczby licencji.

Kogo to dotyczy?

Nowe limity będą obowiązywać klientów posiadających następujące typy planów:

• Direct Legacy Enterprise
• Direct Zoom One Business
• Direct Zoom One Business Plus
• Direct Zoom One Enterprise
• Direct Zoom One Enterprise Essentials
• Direct Zoom One Enterprise Plus
• Direct Zoom One Enterprise Premier
• Direct Zoom United Business
• Direct Zoom United Enterprise

Uwaga: Zmiana obejmuje jedynie konta zakupione za pośrednictwem partnerów Zoom (Indirect), a nie te bezpośrednio nabyte od Zooma (Direct).

Jak przygotować się do nowych limitów kont Basic w Zoom

1. Zidentyfikuj użytkowników Basic w organizacji
   • Wygeneruj aktualną listę użytkowników z przypisanym typem licencji
   • Przeanalizuj, ilu z nich korzysta z kont Basic
   • Określ, które konta Basic są aktywne, a które są nieużywane lub tymczasowe
2. Sprawdź aktualny stosunek bezpłatnych kont Basic do kont płatnych
   • Ustal liczbę płatnych licencji (Zoom Meetings, Phone, Contact Center itd.)
   • Oblicz nowy dozwolony limit kont Basic (1:10 lub 1:1 w zależności od statusu)
   • Oceń, o ile kont Basic przekraczasz limit i ile trzeba będzie usunąć lub przekształcić
3. Zweryfikuj potrzebę utrzymywania kont Basic
   • Skontaktuj się z działami/zespołami, by ustalić, które konta są rzeczywiście potrzebne
   • Przypisz role: kto tylko dołącza do spotkań, a kto je organizuje/hostuje
   • Oceń, czy niektóre konta Basic powinny zostać przekształcone w płatne licencje
4. Zaplanuj migrację lub redukcję
   • Usuń nieaktywne darmowe konta Basic
   • Przekonwertuj kluczowych użytkowników Basic na płatne licencje
   • Zaplanuj działania na okres 30 dni karencji, który Zoom przewiduje po przekroczeniu limitu
5. Poinformuj użytkowników o zmianach
   • Przygotuj komunikat wewnętrzny dla zespołów i administratorów
   • Przekaż informacje użytkownikom Basic, że mogą utracić możliwość organizowania spotkań
   • Udostępnij alternatywne narzędzia lub procesy, jeśli hostowanie nie będzie już możliwe
6. Zaktualizuj procedury zarządzania kontami
   • Wprowadź kontrolę liczby nowych kont Basic przy onboardingu
   • Ustal nowe standardy przypisywania kont ? np. tylko z zatwierdzeniem działu IT
   • Regularnie monitoruj poziom wykorzystania licencji względem limitów
7. Zaplanuj rewizję po 30 czerwca 2025
   • Zabezpiecz czas i zasoby na ponowny przegląd sytuacji w lipcu 2025
   • Zautomatyzuj raportowanie i audyt użytkowników (jeśli to możliwe)
   • Oceń, czy obecny plan licencyjny nadal spełnia potrzeby organizacji