Zoom Waiting Room

Poczekalnia a Zoombombing

Ogromny wzrost popularności platformy Zoom i przypływ nieprzeszkolonych użytkowników z podstawowej obsługi oprogramowania spowodował zjawisko zwane Zoombombing. Określenie to w skrócie oznacza zakłócanie spotkań online przez osoby nieproszone. Jedną z istotnych funkcji zapobiegającej temu zjawisku jest Waiting Room, czyli poczekalnia przed wejściem do wirtualnego pokoju. Umożliwia ona identyfikacje użytkownika próbującego dostać się na spotkanie online przed dołączeniem do wirtualnego pokoju.

Waiting Room, nowy łatwy dostęp do ustawień

Od 5 kwietnia 2020 roku Zoom włączył domyślnie poczekalnie dla użytkowników kont bezpłatnych Basic lub posiadających pojedynczą licencję Pro. Szybki dostęp do ustawień Waiting Roomu jest z poziomu: paska narzędziowego – w trakcie spotkania, ustawień zaawansowanych „My Personal Meeting ID” oraz planerze spotkań „Schedule”.

Funkcje Security w trakcie spotkania

Po uruchomieniu spotkania, w pasku narzędziowym znajduje się teraz ikona z opisem Security. Po najechaniu na nią dostępne są ustawienia wspomagające zarządzanie uczestnikami spotkania. Jedną z opcji jest Enable Waiting Room. Włączając tą opcję każda osoba próbująca przyłączyć się do spotkania trafi do wirtualnej poczekalni w oczekiwaniu na zaakceptowanie jej przez Hosta/Gospodarza spotkania.

Planer Spotkań

Planując spotkanie z wyprzedzeniem również można wybrać opcję Waiting Room. W tym celu należy wybrać Schedule, a następnie w zaawansowanych ustawieniach (Advanced Options) wybrać właściwe ustawienie dla checkboxu Enable waiting room.

My Personal Meeting ID

Aby ustawić domyślne opcje w My Personal ID, przejdź z górnego menu Meetings do edycji ustawień. Następnie wybierz właściwą opcje w zależności od swoich potrzeb.

Ustawienia domyślnie dla wszystkich spotkań

Aby dostosować Waiting Room do swoich potrzeb należy wejść w zakładkę „Settings” po zalogowaniu się w portalu Zoom. Ustawienia w tej zakładce umożliwiają między innymi zapisanie domyślnej konfiguracji dla spotkań. Dzięki temu za każdym razem, gdy będziemy planować spotkanie nie trzeba będzie definiować pożądanych przez nas ustawień ponownie.

Jeśli chcesz domyślnie włączyć Waiting Room (poczekalnie), ale tylko dla osób z poza Twojej organizacji aktywuj konfiguracje według instrukcji na poniższym obrazku:

Globalnie ustawienia dla wszystkich lub grupy użytkowników (jeśli jesteś administratorem konta swojej organizacji)

Dla wszystkich użytkowników:

  • Zaloguj się do portalu Zoom jako administrator z uprawnieniami do modyfikacji ustawień konta.
  • W menu kliknij na Account Management, a następnie Account Settings
  • Przejdź do opcji Waiting Room i upewnij się, że jest włączona.
Dla grupy użytkowników:

  • Zaloguj się do portalu Zoom jako administrator z uprawnieniami do modyfikacji ustawień grupy.
  • W menu kliknij na User Management, a następnie Group Management.
  • Przejdź do opcji Waiting Room i upewnij się, że jest włączona.

Jeżeli jako administrator chcesz wymusić na użytkownikach korzystanie z Waiting room podczas każdego spotkania, możesz kliknąć na kłódkę obok suwaka. Gdy zmieni kolor na niebieski, zablokujesz wybraną konfiguracje dla wybranych użytkowników (wszystkich lub określonej grupy). Użytkownicy nie będą mogli w takim wypadku zmodyfikować żadnych opcji.

Widok z perspektywy administratora
Widok z perspektywy użytkownika

Zarządzanie uczestnikami w trakcie spotkania

Aby zarządzać w trakcie spotkania gośćmi w poczekalni należy kliknąć w oknie spotkania na Manage Participants.
W prawym górnym rogu pojawi się lista osób oczekujących w poczekalni.
Aby wpuścić gościa do wirtualnego pokoju Zoom należy najechać na niego kursorem myszki i kliknąć Admit.
Możemy również zaakceptować uczestnictwo wszystkich osób znajdujących się w poczekalni na raz. Należy w tym celu kliknąć na przycisk Admit all.
W trakcie spotkania możemy umieścić dowolnego uczestnika do odwołania w poczekalni. Aby to zrobić należy naprowadzić kursor na uczestnika spotkania, kliknąć More.

Następnie umieszczamy uczestnika w poczekalni wybierając Put in Waiting Room.

Zobacz także filmy instruktażowe Zoom

Zoom Waiting Rooms

Zoom EDU: Configuring Waiting Rooms (Zoom Portal)

Zoom EDU: Waiting Rooms for Virtual Classrooms (In- Meeting)